Професионалистите споделят

Като компания лидер в сектора на модерната търговия в страната, наша отговорност е залагането на стандарти и въвеждането на успешни международни процеси и практики. В рубриката „Професионалистите споделят“ ще се радваме да споделяме с теб опит и съвети от нашите професионалисти в различните сфери на бизнеса ни.

Професионалистите споделят

Управление на виртуални екипи с Милена Милчева

Изображение на Милена Милчева, директор направление Организация Продажби в Kaufland България

Милена Милчева заема позицията прокурист, директор Организация Продажби в Kaufland България. Под нейно ръководство са отделите по системи и управление на персонала, координация продажби и планиране на търговските площи, управление на стоки, планиране и позициониране на стоки и Pool за развитие.

Способността на една компания да постигне успех често пъти зависи от бързината, с която тя съумява да организира екипите си и да реагира на промяната.

Отговарям за звено от над 30 човека, което се грижи за създаването и внедряването на високите стандарти на Kaufland в нашите 60 магазина в страната. Ръководя проекти, свързани с обслужването на клиенти, управлението чрез ключови показатели, позициониране и съхранение на стоката, нейната свежест и хигиена. Извънредната ситуация изиска от мен бърза трансформация в посока управление на виртуален екип.

Подходът ми на действие за успешното справяне с новото предизвикателство беше да наблегна на следните критични фактори:

Пълноценно използване на технологичната инфраструктура

Независимо че в компанията отдавна разполагаме с отлична високотехнологична инфраструктура, едва в една подобна извънредна ситуация започваме да се възползваме от всичките й възможности и функционалности. Разбира се, и това е процес, който изисква определено време за адаптация и свикване, че срещите вече са само в Webex, Cisco Jabber или телефонни конференции.

Моята ключова роля в този процес беше да подсигуря, че екипът ми виртуално успява да работи без проблеми в новосъздалата се ситуация. Така поддържаме комуникацията си, както в екипа и с другите ни колеги в България, така и с международните ни колеги от всичките 7 държави в Kaufland групата.

Ясна визия за поставените цели

Важно е виртуалният екип да знае каква е неговата специфична мисия, но често с работата от дистанция разбирането за тази мисия се губи. За да поддържам ангажираността на моите колеги, задължително комуникирам смисъла на всеки проект и очаквания ефект от него, обвързвам го със стратегията на компанията, описвам ползата от качественото внедряване на проекта – подобрението за крайния клиент или улеснението за колегите в магазините. Колкото по-силна е тази визия,  толкова по-висока е ангажираността на екипа към проекта. А усещането, че работи в полза на клиента или колегите в магазините, е това, което в крайна сметка държи екипа сплотен.

Свързаност и принадлежност

При управление на виртуални екипи ръководителят е лишен от възможността за директен контакт и често с времето усещането за принадлежност намалява, а с него и мотивацията на членовете на екипа. По тази причина се старая да засилвам това усещане за свързаност чрез регулярни срещи и дискусии, но и чрез целенасочено планиране на работата на дадени членове на екипа заедно.

В моята практика често поставям общи задачи, чийто резултат може да бъде постигнат само чрез ползване на експертизата на всички членове на екипа. По този начин включените колеги имат възможност да дадат своята гледна точка и подход към решението.

Проследяване на статуса на всеки проект или дейност

Много стриктно планирам проектите, тъй като от крайния им резултат зависят множество свързани звена. Залагам ясни крайни срокове, но също така и време за междинни проверки, в които аз и моят екип оценяваме резултата до момента и преценяваме, дали и как да продължим нататък. Отчитаме кои служители са разпределени по даден проект, но също така и каква част от тяхното време ще бъде заета с него. Във всеки един момент имаме информация за натовареността на всеки колега от звеното, която обсъждам на ежеседмичните срещи с ръководителите в екипа. Всичко това проследяваме в Dashboard, който дава бърза и надеждна информация, ако определен колега няма ресурс в момента да поеме дадена дейност.

Поддържане на темпото на работа

В нашата работа крайните срокове са спортни поради динамиката на бизнеса. При ръководенето на екип от дистанция често динамиката на изпълнение намалява след време, а с нея и ангажираността – за това регулярната комуникация на ръководителя с неговия екип е от критично значение. За да поддържам динамиката, провеждам регулярни срещи за статуса на проектите с ръководителите. Непосредствено след тях всеки ръководител организира последваща среща със своя екип. Целта ни е информацията да достигне максимално бързо до колегите, изпълняващи отделните задачи.

Отбелязване на успехите

За постигането на високи резултати е нужно да бъде запалено силното желание за успех у служителите и виртуалната среда по никакъв начин не отменя тази необходимост. Дори, работейки дистанционно, след всеки успешно завършен проект отделям време, за да отбележа постижението на екипа, работил по проекта и отново да наблегна на ползите за фирмата.

Затвърждаване на доверието

Практиката ми показва, че изграждането на доверие в един екип е ключово за успешното му функциониране и резултатите, които ще успее да постигне. Затова и се гордея, че в последните над 10 години в компанията съм успяла да създам такава среда на доверие в екипа ми. Новата ни виртуална действителност обаче изисква допълнителни усилия за поддържането му, а именно още по-честа и изчерпателна обратна връзка и честна и открита комуникация.

С напредъка на технологиите ръководенето от дистанция ще добива все по-голяма приложимост. Независимо дали в личен контакт, или от дистанция, за да бъде успешен, ръководителят следва да заложи на универсалните потребности на своите служители, а именно принадлежност, открита комуникация, регулярна обратна връзка и признание за постигнатите резултати.


Професионалистите споделят

Развитие на екипи с Цветелина Георгиева – как да използваме кризата успешно

Изображение на Цветелина Георгиева, старши мениджър Обучение и развитие в Kaufland

Цветелина Георгиева е старши мениджър Обучение и развитие в Kaufland България. Заема тази позиция в компанията от 2 години, а опитът ѝ в сферата на развитие на екипи стартира през 2009 година.

Цветелина и нейният екип управляват дейностите в Kaufland, свързани с онлайн и присъствени обучения, коучинг, центрове за оценка и развитие, различни обучителни програми по целеви групи, занимават се и с реализацията на нови проекти за развитие на таланти.

Цветелина споделя своя професионален опит – как се справя с неочакваните промени и предизвикателствата и кои са ключовите фактори за успех в нейната работа.

Отдели време за подготовка на нова стратегия

Новата ситуация налага да преосмислим изцяло стратегията си за развитието на екипите и уменията, които ще са необходими за постигане на бизнес целите. Преразгледах обученията през призмата на най-актуалните компетенции и намерих необходимост да дадем акцент на нови качества като например гъвкавост, резистентност на стрес, управление на екипи по време на промени.

В момента разширяваме дейността на Обучение и развитие, като се подготвяме усилено за стартирането на вътрешни soft skills (личностни умения) обучения, насочени към нови умения. Успоредно с това разработваме обучителни програми и центрове за развитие за ръководните нива в компанията. Имаме и лидерска програма за колеги, които отскоро са на ръководни позиции – освен че я адаптирахме с възможност за онлайн провеждане, въвеждаме и допълнителни модули, които ще подготвят новите ръководители с умения за справяне в подобни кризисни ситуации.

Не на последно място стартирахме разширяването на портфолиото ни с възможности за онлайн обучения. Голяма част от колегите ни от Обслужващ офис останаха в home office режим по време на извънредната ситуация. Това ни ентусиазира да стартираме кампанията „Фитнес за ума – тренирай вкъщи“ с над 50 онлайн обучителни теми, предоставени от наши партньори. Инициативата представлява разнообразие  от уебинари и виртуални работилници и обучения за личностно и професионално развитие. Някои от темите като лидерство, бизнес стратегии и справяне със стреса по време на криза са насочени към ръководните позиции в компанията. Този проект от своя страна доведе до нови идеи за бъдещи онлайн обучения, които също възнамеряваме да реализираме.

Препланирай, за да си актуален към ситуацията

В динамиката на нашия бизнес планирането в най-малък детайл винаги е ключов фактор за успеха на всеки един проект, по който работим в екипа.
Извънредната ситуация неочаквано ни постави в други рамки. При вече дефинирани проекти с ясни срокове до края на годината се наложи изцяло да преосмислим дейността си и да препланираме. Често използвам т.нар. Mind mapping, или мисловните карти, тъй като ми помагат да визуализирам проектите и да видя цялата картина както по-общо, така и в детайл. Подходът, който приложих и този път, беше да си направя mind map с всички проекти, които се налице и да набележа няколко ключови елементи:

  • Максимално прецизно планиране на нови срокове.
  • Как промяната би се отразила на цялостната организация, работа на екипа, качеството на изпълнение и крайната цел на проектите.
  • За кои проекти е необходимо да се застъпят, за да бъдат приключени в рамките на годината, но с по-малко време за подготовка и реализация.

Тези и много други детайли наложиха цялостно преосмисляне на проектите и дори планиране в още по-голяма перспектива. Така например изместихме процеса по оценяване на годишното представяне, за да го проведем при необходимост изцяло онлайн. В по-голямата си част процесът е дигитализиран, но ситуацията наложи да имаме готовност за различни опции. Подготвяме видеозаписи с онлайн обучения за процеса на оценяване и даване на двустранна обратна връзка. Имаме и готов вариант за провеждане на индивидуалните разговори с преките ръководители в онлайн формат.

Редефинирай начина на работа и продължавай да развиваш екипа

Както всяка една кризисна ситуация, така и тази изисква нов подход на работа, който да ни доведе до очакваните резултати със същото или дори по-добро качество. Една от първите ми задачи беше да редефинирам начина на работа на екипа, като успоредно с това продължим личностното и индивидуално развитие на всеки. Продължавам да развивам и колегата, който е мой официален заместник.

Винаги съм подкрепяла твърдението, че най-добрите лидери са тези, които развиват други лидери. Дори и в момент на социална изолация двамата провеждаме ежеседмично виртуално менторство с цел развитие. Заедно успешно интегрирахме и напълно нов за екипа и компанията колега с конкретен план за въвеждане и работни дейности.

Накратко за новия подход на работа, който приложих: моят заместник напълно пое управлението на оперативните проекти и процеси с подкрепа и насоки от моя страна.  Аз, от своя страна, се ангажирах със стратегическото разработване на нови концепции и проекти, както и с отговорността за въвеждането и развитието на нови колеги в екипа ни. Вярвам, че този подход разпредели по-балансирано и структурирано начина на работа и очаквам да надгради ръководните умения на моя заместник.

Поддържай екипния дух

Човек прекарва една голяма част от живота си в работа. Затова обичам да „одушевявам“ работата, създавайки екипен дух, освен всичко останало. С проекти, организация, процеси и срокове човек може да се занимава на много места, но това, което прави един екип наистина успешен и го сплотява, са именно хората и поддържането на екипния дух, дори и в период на извънредни ситуации. Вярвам, че това е един от елементите, които различават екипа от работната група. Стремя се и смятам, че съм го постигнала в значителна степен. Работя с изключително позитивен и задружен екип, който умее да изпълнява задачите качествено и в срок.

Заедно сме, макар и работейки дистанционно. Освен екипните срещи на работни теми, организираме и неформални виртуални събирания, за да поддържаме позитивния дух на екипа. Предстоят ни нови подобни срещи, както и онлайн тийм билдинг.

За да бъдем все по-успешни, е необходимо да извличаме ползите от всяка ситуация, дори тя да е негативна. А един от уроците, които си взимам, е, че и най-доброто планиране може да претърпи драстични промени и да породи нужда от реорганизация, но екипната работа ще ни доведе до очакваните резултати.


Професионалистите споделят

Доверие по време на криза и не само

Изображение на доверените лица

Представяме ти две дами, които са дългогодишни наши служители, заемали различни роли в компанията. От 2 години, Мариана Карталска и Галя Иванова, са част от проекта „Доверени лица“ и имат възможността в лична среща или по телефон и имейл, да съветват и подкрепят всеки служител на Kaufland.

Повече от две години всеки служител на Kaufland има възможност да се обърне към своето Доверено лице:

  • с въпрос, свързан с трудовото му правоотношение,
  • за проекти, касаещи човешките ресурси,
  • за повече информация за фирмените социални придобивки или
  • добри практики за здравословен начин на живот.

Началото бе трудно

Проектът беше нещо ново, непознато и почти екзотично, когато бе въведен през пролетта на 2018, но днес, дори и във времена на криза, несигурност и безпокойство, служителите не се страхуват да се обърнат към своето Доверено лице.

 

Кои са нашите доверени лица?

Те са служители от нашите редици с дългогодишен опит в компанията. Тяхната задача е като безпристрастен доверен партньор да бъдат ежедневно на разположение на служителите, да съдействат лично или да ги насочват към отговорните компетентни служители и ръководители, като същевременно Доверените лица гарантират за абсолютната конфиденциалност за всяка споделена с тях информация. Но, ако се касае за злоупотреби и служителят даде съгласието си информацията може да послужи за предприемане на ревизионни действия.

Как да се довериш свободно, да попиташ или изкажеш мнение без да се притесняваш за работното си място?

Как? Не и без помощта на вътрешните клиенти. Рамо до рамо казусите се решават съвместно с представители на вътрешния клиент. Довереното лице е партньор и на двете страни в комуникационния процес – и на служителите и на мениджмънта, който регулярно получава актуална информация за работната среда.

HR на четири колела

60 филиала и два Логистични центъра на Кауфланд в 34 населени места, нашият така наречен HR на четири колела проведе през 2019 г. на място или по телефон над 600 разговора месечно и над 7200 годишно, на които служителите задаваха въпроси, споделяха своите казуси или лични проблеми, свързани с работния процес.

Във всеки филиал и Логистичните центрове бяха проведени презентации на тема Кауфланд -Топ работодател 2019.

Освен това служителите бяха допълнително информирани и подпомагани в проекти в сферата на Човешките ресурси с глобална цел по- добра мотивация и ангажираност.

При най-новите и най-опитните

Друга основна задача на Доверените лица е да се срещнат с новите служители като им помогнат за по-бързото навлизане в работните процеси и успешното приобщаване към екипите.

Доверените лица имат и изключително приятната задача да поздравяват лично служители, празнуващи вече 10-годишен юбилей в Kaufland. Към момента в Kaufland служителите със стаж над 10 години са почти над 1000.

Щастливи, че сме до вас

И през 2020 г. Доверените лица са на разположение на служителите, във време на пандемия най-вече по телефон и имейл.

Уповавайки се на нашите фирмени ценности: Резултати, Динамика и Коректност, основната цел на Кауфланд и Доверените лица е запазване и повишаване на удовлетвореността, мотивацията и обвързаността на служителите с компанията.

Защото доверието и хармонията между обещаното и направеното са в основата на всяко успешно взаимоотношение.


Твоят старт при нас

Към отворени позиции

Искаш да станеш част от екипа ни? Тук те чакат разнообразни кариерни възможности.

Към портал за кандидатстване

Регистрирай се сега, за да може винаги да следиш статуса на кандидатурата ти.

Към формуляр за контакт

Имаш още въпроси? Нашият екип по Подбор с удоволствие ще ти помогне.
Мерки във връзка с разпространението на COVID-19

Kaufland България носи отговорност за здравето на своите служители и техните семейства.

Във връзка с разпространението на COVID-19 предприемаме превантивни мерки за сигурността и здравето на нашия екип и клиентите ни. Запознайте се с тях.

Мерки във връзка с разпространението на COVID-19