Защита на личните данни

1. Администратор на лични данни по смисъла на чл. 4 т. 7 от Общия регламент за защита на данните (ОРЗД/GDPR)

„Кауфланд България ЕООД енд КО“ КД

ул. „Скопие“ 1А

1233 София

Телефон: +359 2 8125000

За краткост и улеснение администраторът „Кауфланд България ЕООД енд КО“ КД ще бъде наричан по-долу в текста „Kaufland (Обслужващ офис)” или „Кауфланд (Обслужващ офис)“. Обслужващият офис обхваща направление „Човешки ресурси“, отговарящо принципно и за други Кауфланд дружества в страната, в частност за „Кауфланд Сървис“ ЕООД.

След получаване на покана за интервю освен Kaufland Обслужващ офис съвместна отговорност за обработката на данните в контекста на процеса на кандидатстване по смисъла на чл. 26 ОРЗД носи и Kaufland дружеството, което трябва да запълни свободната позиция, ако то е различно от „Кауфланд България ЕООД енд КО“ КД.

2. Подробности относно обработката на лични данни

2.1 Онлайн система за кандидатстване

Кауфланд непрекъснато търси квалифицирани и мотивирани служители. Моля, имай предвид, че кандидатурите, които ни изпращаш по електронна или обикновена поща, достигат до нас в некриптиран вид. Поради това те молим да използваш единствено нашата онлайн система за кандидатстване. В случай че кандидатстваш по друг канал, така напр. обикновена поща, твоята кандидатура все пак ще бъде заложена в нашата онлайн система, за да гарантираме бърз и надежден процес.
Искаме да ти предоставим възможност за бързо и лесно кандидатстване. Следователно можеш да подадеш кандидатурата си и без предварителна регистрация като просто попълниш формуляра за кандидатстване и ни го изпратиш чрез системата. Профил на канидадат ще бъде създаден във фонов режим.
Може да подадеш своята кандидатура без създаване на профил, като ни предоставиш само данните, които са ни необходими, но по този начин нямаш директен онлайн достъп до вече изпратената към нас кандидатура и документи. В този случай все пак имаш възможност впоследствие да подадеш заявка за достъп до системата за онлайн кандидатстване. Това може да стане по всяко време чрез изискване на парола (при „Вписване:“ избери опцията „Забравена парола?“ и въведи имейл адреса си). В резултат ще получиш имейл на посочения адрес с еднократна парола, като след нейната смяна може да достъпиш своя профил през системата.
Моля, обърни внимание, че документите, които прикачваш към конкретна кандидатура, се запазват автоматично в твоя профил и в случай на следващи твои кандидатури, в които не прикачиш документи, първоначално приложените документи ще бъдат автоматично прилагани към настоящата кандидатура. Можеш да редактираш документите, в това число да изтриеш стари или да качиш нови, като влезеш в профила си. При подадена кандидатура без създаден профил можеш да редактираш документите като създадеш профил, влизайки в секция „забравена парола“ и въвеждайки имейл адреса си, с който си кандидатствал, за да получиш имейл от системата с възможност за създаване на парола.
Също така може да се регистрираш, като създадеш личен профил в системата със собствена парола, без да кандидатстваш за конкретна позиция. Така, когато си в своя профил, може да създаваш, изпращаш или оттегляш кандидатури за отворени позиции, да предоставяш допълнителни документи или да редактираш данните си.
И при двата начина за кандидатстване данните, които се събират и предават към нас, са едни и същи. Споменатите по-долу срокове за изтриване на кандидатури, профил и данни в базата данни с кандидатури важи еднакво и за двата начина на кандидатстване.
В случай че си кандидатствал за няколко позиции в Kaufland, документите, които представяш (напр. автобиография или препоръки) или резултатите от онлайн тестове за оценяване могат да бъдат разгледани за всички твои кандидатури за работа в Kaufland и следователно ще бъдат видими за съответните лица (вземащи решения и специалисти по подбор на персонал) в компаниите на Kaufland, отговорни за заемането на съответните позиции. По този начин избягваме необходимостта да изискваме отново предварително подадена информация или да се налага многократно да преминаваш през едни и същи тестови процедури.
Бързата обработка на твоята кандидатура и възможността да ти предоставим информация са важни за нас. Следователно, специалисти по подбор на персонал, които не са основно отговорни за позицията, също могат да имат достъп до твоите данни за целите на кандидатстването.
Формулярите за събиране на данни се използват по-специално във връзка с посещения на кариерни форуми или събития. Целта е да се добавят потенциални кандидати към базата от таланти и да се разгледат за бъдещи свободни позиции. Профил на кандидат също се създава във фонов режим въз основа на информацията, която предоставяш. Тъй като искаме да намерим подходящата позиция за теб от възможно най-много потенциални позиции, моля, имай предвид, че всички специалисти по подбор на персонал имат достъп до предоставените данни.
Базите данни с кандидатури се използват независимо от формулярите за събиране на данни. Ние разглеждаме твоята кандидатура индивидуално и също така разчитаме на това дали си се съгласил да бъдеш включен в нашата база данни от кандидатури и дали си избрал подходящите настройки за видимост (видимост и за алтернативни позиции).
В отделни случаи биваме подпомагани от агенции за подбор на персонал. В такъв случай твоите данни за контакт и данни за кандидатстване ще ни бъдат предадени директно от тях.

2.1.1 Видове данни:
Като част от процеса по кандидатстване ще обработим следните данни: основни данни (име и фамилия, обръщение, титла, ако е налична такава, данни за контакт, вкл. телефон, имейл адрес), мотивационно писмо, евентуално снимка, автобиография, включително информация за основно/ средно, професионално или висше образование, дипломи, сертификати, удостоверения за придобита квалификация, очаквано възнаграждение, информация за предходни/ текущи работодатели, позициите, за които кандидатстваш и друга информация, която ни предоставяш като част от твоята кандидатура.

Като част от процеса на кандидатстване, ще се свържем с теб по имейл, телефон и, ако си дал съгласието си, евентуално и чрез текстово съобщение (SMS).
Ако твоята кандидатура бъде препоръчана като част от програмата „Препоръчай приятел“, ще обработим също собственото и фамилното име на препоръчващия служител и, ако е приложимо, неговата сфера на дейност. Това ни позволява да изплатим бонуса за препоръка при изпълнение на останалите условия за получаването му.
Също така ние обработваме статистически данни, като например брой на кандидатурите или време за обработка, но в тази връзка не обработваме лични данни и представени документи, така че да правим заключения относно ефективността на нашите процеси и да изведем мерки за подобрение на процесите без отношение конкретно към твоите лични данни.
В допълнение, си запазваме правото да използваме и публично достъпна информация в процеса на подбор, в допълнение към представените документи за кандидатстване. Това обаче се осъществява, само доколкото подобна информация е публично достъпна в интернет чрез търсачки (напр. Google). Освен това, ще използваме такава информация, само ако и доколкото тя е относима към твоята квалификация или умения, така че да направим по-информиран или потвърждаващ избор за позицията, която е отворена. Подобна информация може да включва публично достъпни данни за теб, публично достъпни потребителски профили (напр. в бизнес мрежи като LinkedIn или Xing) или твои собствени онлайн изявления („публикации“) или снимки, при условие че ти самият си ги публикувал публично.

2.1.2 Цел на обработката на данните, правно основание:
Всички данни и приложени документи, които запазваш и изпращаш с кандидатурата си, ще се използват единствено за целите на разглеждане на подадената от теб кандидатура и евентуално в рамките на процеса по назначаване и въвеждане в работата. Правно основание за обработване на твоята кандидатура е: чл. 88 ОРЗД във връзка с чл. 25к от Закона за защита на личните данни („ЗЗЛД“), както и чл. 6, параграф 1, буква „б“ ОРЗД.
По време на процеса на кандидатстване ще се свържем с теб по електронна поща, телефон и, ако си дал съгласието си за това, евентуално и чрез SMS.

Когато дадеш своето допълнително съгласие, на основание чл. 6, параграф 1, буква а) ОРЗД твоята кандидатура може да бъде препращана или добавена в база данни с кандидатури. За онлайн препращането на твоите данни от кандидатурата в системата използваме метод за криптиране, така че твоите данни ще бъдат защитени от неоторизиран достъп. Принципно данните ти се обработват само от лица, които отговарят на избраните от теб настройки. За да се осигури възможност за заместване при необходимост, други рекрутъри, освен основния отговорен за позицията, също имат достъп до данните.

2.1.3 Получатели/ Категории получатели:
Без наличието на допълнително съгласие или без да изпратиш конкретна кандидатура, данните от твоя профил са видими единствено за теб.
Служителите, които отговарят за съответната позиция, за която кандидатстваш, получават достъп да разглеждат данните от твоята кандидатура, едва след като създадеш кандидатура през профила си и ни я изпратиш.
Само когато ни предоставиш специално съгласие чрез системата (под формата на отметка кой може да има достъп до профила ти), профилът ти ще се разглежда и за алтернативни свободни позиции в Кауфланд в страната или в други дружества на Кауфланд по света, които съответстват на твоите квалификации или интереси. Освен горепосоченото не предоставяме никога твоята кандидатура на трети лица извън Kaufland групата.
В случай на многократни кандидатури от едно и също лице, подадените документи (например, качена автобиография или удостоверения) или резултати от онлайн оценъчни процедури могат да бъдат използвани за всички текущи кандидатури на това лице в Кауфланд. По този начин тези документи и резултати ще бъдат предадени и прегледани от всички отговорни за тези кандидатури (решаващи лица, рекрутъри) от дружествата на Кауфланд, които имат свободна позиция. Така можем да направим процеса на кандидатстване по-ефективен и да създадем ефект на синергия. Това означава, например, че не е нужно отново да искаме вече налични документи от засегнатите лица или да преминаваме отново през същите оценъчни процедури.
Освен това за нас е важно да можем бързо да обработим твоята кандидатура и по всяко време да сме в състояние да ти дадем обратна връзка. Затова и рекрутъри, които не са основно отговорните за позицията служители, биха могли да получат достъп до твоите данни с цел подсигуряване на заместник при необходимост.
Ако дадеш своето съгласие за запазване в нашата база данни с кандидатури (във вид на активно съгласие посредством съответните настройки за видимост), профилът ти може да се включи към тази база данни и да се разглежда според твоята квалификация за бъдещи отворени позиции. Това става след индивидуална проверка от наша страна. Срокът на съхранение в, респ. премахването от базата данни, се ориентират по общите критерии за изтриване, приложими за твоя профил. Тъй като искаме да намерим най-подходящата за теб позиция, моля, обърни внимание, че всички рекрутъри могат да имат достъп до твоите данни.
Правно основание за обработването на данните в рамките на базата данни с кандидатури е чл. 6, параграф 1, буква а) ОРЗД.
Принципно твоите данни не се предават в страни извън ЕС, освен ако не кандидатстваш за позиции в Кауфланд извън ЕС или си дал изрично съгласие за включване на профила ти в базата данни с кандидатури, така че лицата от други дружества на Кауфланд по света, набиращи персонал, да могат да проверяват дали данните ти са подходящи за други свободни позиции.
В случай че кандидатстваш и бъдеш одобрен за позиция извън страната, е възможно преди планираното ти назначаване твои данни да бъдат предоставени на съответно действащ синдикат, доколкото има такъв, за целите на гарантиране на законовите ти права.
Предаване на твоите данни за кандидатстване се случва само към външни доставчици на услуги, които в единични случаи участват в поддръжката на процеса по кандидатстване и са внимателно подбрани, както и договорно задължени. За целите на предоставяне на системата за кандидатстване ползваме външни доставчици на IT и консултантски услуги, както и други компании от Schwarz Групата, които в отделни случаи биха могли да получат достъп до вашите данни в рамките на изпълнение на предоставяните от тях услуги. Това са в частност следните доставчици на услуги:
•   Aon Assessment GmbH, Grosser Burstah 18-32, 20457 Хамбург, Германия
•   SAP Deutschland SE & Co. KG, Hasso-Plattner-Ring 7, 69190 Валдорф, Германия
•   Schwarz IT KG, Stiftsbergstraße 1, 74172 Некарзулм, Германия
•   Mmmake GmbH, Großgartacher Straße 61, 74080 Хайлброн, Германия
•   tts CS GmbH, Schneidmühlstraße 19, 69115 Хайделберг, Германия

2.1.4 Срок на съхранение / критерии за определяне на срока на съхранение:
След приключване на процедурата по кандидатстване данните от всяка конкретна кандидатура се анонимизират съгласно приложимото законодателство в съответната държава. Срокът, след който данните от кандидатурата ти се анонимизират, е: 120 дни, считано от изпращане на кандидатурата, освен ако не си дал изричното си съгласие за съхранение за по-дълъг срок.
Срок за изтриване на профила
Профилът ти в нашата онлайн-система за кандидатстване и данните, които са запазени в него, остават запаметени в системата независимо от конкретна активна кандидатура (за конкретна позиция). По този начин имаш възможност да кандидатстваш онлайн и за други позиции в рамките на Кауфланд групата или след включване в нашата база данни с кандидатури да получаваш съответни уведомления.
Профилът ти се изтрива автоматично, когато е бил неактивен за известно време и няма изпратена кандидатура, която да се обработва. Изтриването на неактивни профили се случва след 24 месеца неактивност. Независимо от това, можеш самостоятелно да изтриеш своя профил във всеки един момент. Ако в този момент се обработват твои актуални кандидатури, те биват оттеглени, а твоят профил в системата - съответно изтрит. Изтриването се извършва незабавно, а анонимизирането на личните данни за кандидатурите – в съответствие с упоменатите по-горе законови срокове за изтриване.

2.2 Анкета за удовлетвореността на кандидата относно процеса по подбор
За да гарантираме качеството на процеса по кандидатстване, използваме при определени обстоятелства след приключването на конкретната процедура по избор твоята електронна поща, за да ти изпратим покана за попълване на анкета относно впечатленията ти от процеса по подбор. Участието в анкетата е доброволно и отговорите се събират и оценяват анонимизирано. За целта използваме твоята електронна поща на основание член 6, параграф 1, буква е) от ОРЗД. Нашият легитимен интерес се състои в това да съберем опит и гледни точки за процеса на кандидатстване и да ги използваме като важен източник на информация при формиране и подобряване на процеса.

2.3. Онлайн тестове за подбор

Като част от индивидуалния процес по подбор, ние използваме онлайн тестове от Aon, за да оценим в каква степен кандидатите са подходящи за определена позиция. Резултатите се сравняват с ниво, покриващо идеално изискванията или със специфични за позицията норми и се преглеждат от специалистите по подбор на Кауфланд в процеса по подбор.

На платформата, предоставена от доставчика на услуги, ние използваме само идентификатори, които ни позволяват да съотнесем резултатите от теста към твоята кандидатура. Прехвърляме резултатите от теста към нашата система за управление на кандидати под формата на отчет за резултатите. Там важат сроковете за изтриване съгласно т. 2.1.4. В Aon анонимизацията се извършва веднага след приключване на тестовете.

Ще бъдеш информиран отделно и с допълнителни подробности относно защитата на данните на съответните платформи. Моля, обърнете внимание и на уведомленията там.

2.4. Формуляр за контакт/ Контакт чрез електронна поща/ телефон

2.4.1 Цел на обработването на данните/ правно основание:

Обработваме строго поверително личните данни, които ни предоставяш при попълването на формуляра за контакт по телефон, по електронна поща или чрез други канали за осъществяване на контакт. Данните ти се използват единствено с цел обработка на твоето запитване, респ. кандидатура. Правното основание за обработването на тези данни в общия случай е чл. 6, параграф 1, буква е) от ОРЗД. Легитимният интерес на Кауфланд се състои в желанието да отговори на запитванията на посетителите на уебсайта, като по този начин гарантира тяхната удовлетвореност. При въпроси, отнасящи се за конкретна кандидатура или позиция, правното основание е чл. 6, параграф 1, буква б) от ОРЗД, респ. чл. 88 от ОРЗД във връзка с чл. 25к от ЗЗЛД.

2.4.2 Получатели/ категории получатели:

Принципно не се извършва предаване на данни на трети лица извън Кауфланд Обслужващ офис. По изключение данните се обработват по наше възлагане от лица, обработващи личните данни по възлагане. Те подлежат съответно на внимателен подбор, биват допълнително контролирани от Кауфланд и са обвързвани от договор, съгласно чл. 28 ОРЗД.
За обработване на запитването ти може да е необходимо извадки от запитването да бъдат предадени на други дружества от Групата Кауфланд (напр. конкретното чуждестранно дружество, за което се отнася твоето запитване). Доколкото това е възможно, запитването ти ще бъде предварително анонимизирано, така че другото дружество да не може да го обвърже с теб лично. В определени единични случаи може все пак да се наложи да препратим и личните ти данни, за да осигурим по-нататъшното цялостно обработване на запитването ти, за което ще те уведомим предварително.

2.4.3 Срок на съхранение / критерии за определяне на срока на съхранение:

Всички лични данни, които предоставяш при запитвания чрез този уебсайт или по електронна поща, изтриваме, респ. анонимизираме най-късно 90 дни, след като сме ти дали окончателен отговор. Това произтича от факта, че след отговор от наша страна посетители на уебсайта често се свързват с нас повторно по същия въпрос. За целта трябва да можем да се позовем на предходната кореспонденция. Затова съхраняваме твоите запитвания още 90 дни, считано от предоставяне на отговор. Опитът показва, че след този период по принцип не постъпват допълнителни запитвания вследствие на предоставените отговори.
В случай че се възползваш от някое от правата, предоставени в качеството ти на субект на данни, личните ти данни ще се съхранят за срок до 3 години, считано от предоставяне от наша страна на финален отговор на твоето искане/ запитване. Обработката на личните ти данни за посочения по-горе срок служи като доказателство за това, че сме ти предоставили подробна информация и сме спазили законовите предписания и изисквания в случая.

3. Криптиране

Кауфланд предприема технически и организационни мерки за сигурност, за да защити възможно най-всеобхватно твоите данни от неоторизиран достъп. Освен гарантирането на сигурността на работната среда използваме и механизми за криптиране. Информацията, която получаваме от теб, се предава в криптиран вид посредством SSL-протоколи (Secure Socket Layer) и се проверява за автентичност, за да се предотврати злоупотреба с данните от страна на трети лица. Може да разпознаеш криптирането по това, че в лентата със статуса на твоя браузър символът катинарче е затворен и че редът със съответния адрес започва с „https“.

4. Твоите права като субект на данни

Съгласно чл. 15, ал. 1 от ОРЗД / GDPR имаш право безплатно по всяко време да получиш информация относно личните данни, които са съхранени в дружеството Кауфланд, в което кандидатстваш.
Освен това съгласно чл. 16 от ОРЗД / GDPR имаш и правото да изискаш корекция на неверни данни.
Не на последно място, имаш право да изискаш изтриване на данните съгласно чл. 17 от ОРЗД / GDPR, ако нямаме право повече да ги съхраняваме (напр. тъй като данните вече не са необходими за решението за назначаване или тъй като си оттеглил предоставено съгласие).
В допълнение, имаш право да изискаш ограничаване на обработването на лични данни съгласно чл. 18 от ОРЗД / GDPR.
Ако обработването на данните се извършва въз основа на чл. 6, параграф 1, буква д) или е) от ОРЗД / GDPR, съгласно чл. 21 от ОРЗД / GDPR имаш право на възражение. Ако възразиш срещу обработването на данните, то няма да се извършва занапред. Това не важи, ако администраторът на лични данни може да докаже, че съществуват убедителни законови основания за по-нататъшното обработване, които имат предимство пред интересите на субекта на данните от възражението.
Ако сам си предоставил обработените данни, имаш право на пренасяне на данните съгласно чл. 20 от ОРЗД / GDPR.
В случаите, когато обработването на данни се основава на твоето съгласие в съответствие с чл. 6, параграф 1, буква а) или чл. 9, параграф 2, буква а) от ОРЗД / GDPR, можеш да оттеглиш съгласието си по всяко време с действие занапред. Правомерността на обработването до момента на оттегляне на съгласието остава непроменена. Моля, имай предвид, че ако оттеглиш съгласието си, твоят профил в нашата онлайн система за кандидатстване ще бъде незабавно изтрит и всички кандидатури ще бъдат съответно оттеглени и анонимизирани.
При неизяснени въпроси или в случай на оплаквания във връзка с посочените по-горе случаи, моля, обръщайте се в писмен вид или по електронна поща към длъжностното лице по защита на данните, назначено от администратора.
Независимо от други средства за защита, всяко заинтересовано лице има право да подаде жалба до надзорния орган, когато е на мнение, че обработването на личните му данни нарушава ОРЗД / GDPR (чл. 77 ОРЗД / GDPR). Субектът на данните може да предяви това право пред надзорния орган в държавата-членка по местоживеене, месторабота или на мястото на предполагаемото нарушение.

5. Данни за контакт с длъжностното лице по защита на личните данни

Може да се свържеш с длъжностното лице по защита на личните данни за отделните дружества Кауфланд, както следва:

E-mail: dataprotection@kaufland.bg

Адрес:

ул. „Скопие“ 1А

1233, гр. София

„Кауфланд България ЕООД енд Ко“ КД